ธุรกิจร้านอาหารไม่ว่าจะขนาดย่อมหรือขนาดกลางก็ล้วนแต่เป็นธุรกิจที่ต้องมีระบบการจัดการที่ดี จะสามารถช่วยให้การบริหารจัดการร้านอาหารทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งหากวางระบบร้านอาหารได้ไม่ดีหรือไม่มีประสิทธิภาพ เพราะทุกระบบการจัดการจึงไม่สามารถมองข้ามได้เพราะถือเป็นปัจจัยที่ทำให้ร้านอาหารของคุณประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามเจ้าของธุรกิจมักจะประสบปัญหายิบย่อยอยู่บ่อยครั้งในเรื่องของการเลือกระบบบริหารจัดการร้านอาหารที่มีประสิทธิภาพ หนึ่งในปัญหาที่ผู้ประกอบการร้านอาหารกำลังวิตกกังวลเป็นอย่างยิ่งในตอนนี้ หนีไม่พ้นเรื่องของการรับบริการชำระเงินรูปแบบ e-payment เรียกได้หากร้านค้าไม่มีวิธีเช็คสลิปโอนเงินหรือว่าระบบการจัดการที่ดี ยอดขายที่ควรจะได้กลับไม่ได้ จำเป็นจะต้องเสียกำไรไปบางส่วนอย่างน่าเสียดาย
วันนี้เรานำเทคนิคดีๆเพื่อช่วยให้เจ้าของร้านอาหารสามารถบริหารร้านได้ง่ายมากยิ่งขึ้นกับ 4 ระบบซึ่งเป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยให้บริหารร้านอย่างมีประสิทธิภาพ เช็คสลิปโอนเงิน
- ระบบจัดการข้อมูล
- จัดเก็บข้อมูลลูกค้า
หากเป็นร้านอาหารบางแห่งอาจจะเพิ่มฐานลูกค้าด้วยการให้สมัครสมาชิก ตัวอย่างเช่น เราจะพบบ่อยๆกับร้านชานมไข่มุก เมื่อซื้อครบจำนวนแก้วที่ร้านกำหนดก็จะได้รับส่วนลดหรือแถมชานมเพิ่มทันที เป็นต้น รูปแบบนี้อาจจะช่วยสามารถจัดเก็บข้อมูลลูกค้าได้มากยิ่งขึ้นเพิ่มฐานลูกค้าประจำได้อีกด้วย หรือในแง่ของการจัดเก็บข้อมูลว่ากลุ่มลูกค้าอยู่ในช่วงวัยไหนอายุเท่าไร เพื่อปรับปรุงร้านค้าให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายมากยิ่งขึ้น อาจจะมีการคำนวณได้ว่า ลูกค้าที่นิยมชำระแบบ e-payment มีสัดส่วนเท่าไร โดยจะต้องเช็คสลิปโอนเงินทันทีได้ด้วยเช่นกัน
- จัดเก็บข้อมูลรายการอาหาร
การทำข้อมูลรายการอาหารถือมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดการร้านอาหาร เมื่อมีเมนูเพิ่มหรือลดควรมีการอัพเดททันที ควรมีการคำนวณราคาขายหรือโปรโมชั่น รวมทั้งแพ็คเกจเมนูอาหาร เพื่อให้ลูกค้าสามารถเข้าใจรายการอาหารได้อย่างรวดเร็ว เราจะเห็นว่าหักร้านค้าที่ไม่ค่อยได้ปรับปรุงเมนูอาหารหรือรายการอาหาร เมื่อมีการสั่งซื้อโปรโมชั่นก็อาจจะหมดอายุหรือรายการอาหารส่วนใหญ่หมดแล้วหรือไม่มีสต๊อกวัตถุดิบ ซึ่งเป็นหนึ่งในความผิดพลาดในระบบจัดการร้านอาหารเช่นกัน
- จัดเก็บข้อมูลพนักงาน
ร้านค้าควรวางฐานข้อมูลของพนักงานอย่างรัดกุม ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหน้าร้านหรือพนักงานหลังร้าน ควรมีการจัดทาข้อมูลส่วนบุคคล เพราะส่งผลต่อการจัดการข้อมูลร้านอาหารส่วนอื่นๆ ตัวอย่างเช่นมีการจัดทำประวัติพนักงานชื่อนาย A มีหน้าที่ในการสรุปรายการอาหารและเรียกเก็บบิลลูกค้า จะต้องถูกอบรมในเรื่องของการเช็คสลิปโอนเงินกรณีที่ลูกค้าชำระแบบ e-payment เป็นกรณีพิเศษ เป็นต้น
- ระบบการสั่งซื้อ
- การบันทึกข้อมูลรายการสั่งซื้อ พนักงานสามารถกดเพิ่มรายการสั่งซื้อหรือทำรายการสั่งซื้อให้กับลูกค้าเมื่อมีการสั่งอาหาร
- ประมวลผล คำนวณรายการสั่งซื้อได้ พนักงานสามารถสรุปรายการสั่งอาหาร จากนั้นมีการส่งต่อข้อมูลให้กับฝ่ายผลิต หรือจะต้องสามารถบันทึกข้อมูลเพื่อประมวลผลส่งต่อข้อมูลในการทำรายการแต่ละวันได้
- ระบบรับชำระเงิน
- การวางระบบเครื่อง POS (คิดเงิน Cashier )
เป็นระบบสำเร็จรูปที่ร้านค้าสามารถหาซื้อได้ทั่วไป ช่วยให้พนักงานเรียกเก็บเงินลูกค้าลดความผิดพลาดในการคำนวณด้วยตัวเอง สามารถดึงข้อมูลจากระบบสั่งซื้อได้ทันที ช่วยให้ชำระเงินอย่างถูกต้อง และอาจจะเพิ่มช่องทางในการคิดเงินเช่นรับเงินสดหรือชำระแบบ e-payment จากนั้นค่อยมีการเช็คสลิปโอนเงิน
- ระบบตรวจเช็คสลิปโอนเงิน
ร้านค้าที่มีการวางระบบรับชำระเงินแบบ e-payment คือมีช่องทางเลือกให้ลูกค้าสามารถโอนชำระค่าใช้จ่าย ควรจะมีรูปแบบของระบบตรวจเช็คสลิปโอนเงินซึ่งเป็นระบบที่สำคัญมากๆในยุคสมัยนี้ เพราะร้านค้าหรือผู้ประกอบการที่รับชำระอาจจะไม่ได้อยู่เฝ้าร้านด้วยตัวเองทำให้การแจ้งเตือนธนาคารอาจจะไม่ได้ถูกแจ้งให้แก่พนักงานที่เรียกเก็บบิลลูกค้า ร้านค้าควรมีระบบตรวจเช็คสลิปโอนเงิน ที่จะสามารถช่วยให้จัดการระบบร้านค้าได้ดีมากขึ้นไม่ว่าใครจะเรียกเก็บบิลลูกค้าก็สามารถเช็คความถูกต้องได้ทันที
- ระบบการรายงาน
เมื่อมีการทำรายการทั้งหมดเสร็จสิ้น คือการสั่งซื้อชำระเงินเสร็จสิ้นก็ควรจะมีการประมวลผลเพื่อเรียกดูข้อมูลรายการสั่งซื้อได้ทันทีและควรจะสามารถเรียกดูข้อมูลรายวันรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส จนถึงรายปี ซึ่งการประมวลผลเพื่อออกรายงานถือเป็นส่วนสำคัญเพื่อช่วยให้ร้านสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่ผ่านมาของร้านอาหาร ตลอดจนสามารถนำผลวิเคราะห์ข้อมูลไปวางแผนเพื่อใช้ในการปรับปรุงร้านค้าร้านอาหารให้ดีมากยิ่งขึ้น
อย่างไรก็ตาม ในการจัดทำรายงานขึ้นมาได้จะต้องเป็นการสิ้นสุดการทำรายการ หมายความว่าลูกค้าจะต้องมีการสั่งซื้อและชำระเงินเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น หากเป็นรูปแบบของการชำระเงินแบบเงินสดพนักงานที่เรียกเก็บเป็นลูกค้าก็อาจจะสรุปยอดได้ทันที แต่หากเป็นการชำระแบบ e-payment พนักงานที่เรียกเก็บเงินลูกค้าจำเป็นจะต้องตรวจเช็คข้อมูลก่อนสรุปรายการ ดังนั้น การเช็คสลิปโอนเงินถึงมีความสำคัญเพราะจะส่งผลต่อการสรุปยอดรายงานแต่ละวันด้วยเช่นกัน
ระบบดังกล่าวข้างต้น เป็นระบบที่เป็นภาพรวมของการบริหารจัดการร้านอาหารอย่างเป็นขั้นตอน ทั้งนี้รายละเอียดในการวางระบบจัดการร้านอาหาร จะมีรายละเอียดในการวางระบบที่แตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับขนาดของกิจการ และยังมีรายละเอียดในการวางระบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวอย่างเช่นเมื่อมีการสรุปยอดรายงานก็ควรจะมีการวางระบบบัญชีที่ดี หรือร้านอาหารใหญ่ๆ ก็อาจจะมีระบบจองคิวร้านอาหารล่วงหน้า เป็นต้น ซึ่งระบบที่ผู้ประกอบการควรนำมาใช้ในร้านอาหารของตน คือระบบการเช็คสลิปโอนเงิน เพราะถือว่าเป็นระบบที่มีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่ง